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ダリブロ 安田理央Blog

フリーライター安田理央のBlogです。

EVERNOTE+ScanSnapで名刺整理

lifehacks iPhone/iPod touch

 名刺管理はずいぶん試行錯誤してきました。最初は名刺フォルダに入れて分類してましたが、だんだん面倒くさくなり、名刺ボックスに放りこむだけになりました。最近はメールでのやりとりがメインで、実際には名刺を活用することは少なくなったというのも大きいですね。よく電話するような人は携帯電話のメモリーに入っているわけだし。
 それでも、時々は名刺をひっくり返して連絡先やフルネームを調べることがあったりして、やっぱりある程度の整理は必要なんですよね。だから、ここ数年は大きめの名刺ケース(100枚入り)を持ち歩き、とりあえずもらった数カ月分は全部持ち歩くなんて方式をとっていました。できるだけ手間をかけたくないですからね。
 ただ、100枚の名刺ケースをいちいち持ち歩くのは、カバンを持っている時以外は無理だなぁと思ったところにiPhoneが登場。ああ、これならイケるかもと直感しました。名刺をスキャンしてデジタル管理というのも、ずいぶん前から試していたんですよ。名刺用スキャナー付のソフトなんても買いましたし、携帯電話のカメラで撮影するなんてことをやっていた時期もありました。でも、いずれも上手く行きませんでした。携帯電話で画像管理というのは、いいかなとも思ったんですが、いかんせん画面が小さすぎて文字が読めない。いちいち拡大するのも手間ですし。
 その点、iPhoneの液晶画面は大きいし、拡大するのも指でピンチするだけと直感的。カメラも付いているから、その場で撮ってもいいし、既に使っていたScanSnapでスキャンしてもいい。
 というわけで、iPhoneのカメラやScanSnapでデジタル画像化して、一度PCのハードディスクにまとめて、それをiPhoneに転送するという方式を取ることにしました。しかし、これは結構面倒くさかったんですね。まず一度PCに入れてからiPhoneに転送というのが面倒くさい。つい忘れてしまうので、結局最近の名刺は持ち歩くようになってしまいました。また検索機能がないので、いちいち「名刺 出版社」「名刺 知人」などのフォルダに分ける必要がありました。この分類というのが意外に手間なんですよね。どのグループに分類するか、複数に該当する人だと悩んだりして。
 そして、このシステムも崩壊しつつあった時に、EVERNOTEと出会ったんですね。EVERNOTEはご存知の通りクラウド式のデータベースサービス。便利だ、便利だと言われて利用開始してはいたんですが、今ひとつ使い方がピンと来てませんでした。でも、EVERNOTEとScanSnapを連動させることが出来ると知った時、「あ、これで名刺整理が出来る」とひらめいたのでありました。


 僕の使い方はこうです。もらった名刺をできるだけすぐにScanSnapにかける。

スキャンされた画像はEVERNOTEに自動で転送され、同時にPC本体の「名刺」フォルダにも保存されます。次にEVERNOTEから、転送された画像に名刺をもらった日付と名前をリネームし、「出版社」「メーカー」「知人」などとタグをつけます。一枚の名刺に複数のタグをつけられるので、グループ分けに悩む必要はありません。またEVERNOTEの場合、一枚のノートに画像を貼り付けるという形で保存されるので、例えば名刺の裏面もそのノートに一緒に貼り付けることもできるし、その人に関するメモなどのテキストも書き込むこともできます。この汎用性はかなり大きなメリットですね。その時の資料などをスキャンして貼り込むことだってできるし、いわばその人のデータベースを作れるわけです。

 ノート名(ファイル名)を日付+名前にリネームすることが手間といえば手間なんですが、これをやっておくと後の検索がグッと楽になりますからね。ただ、EVERNOTEは英語や数字に関しては画像中の文字も検索してくれてるとのことで、これが日本語も対象になるようになれば、その手間も不要になるかも。とはいえ、それでもテキストでいれておく方が、多分安心でしょう。
 EVERNOTEはクラウド式なので、一度入力しておけば、PCでもiPhoneでも、さらに外出先の別のPCでも見ることが出来るのが便利なところ。

いちいち転送したり同期させなくてもいいのは、楽だし精神衛生上いいもんです。iPhoneで名刺を撮影して入力しても同じように扱われるわけですし。


 いちおう僕の設定を紹介しておきましょう。ScanSnapは一世代前のS510なので、もしかすると項目など違うところがあるかもしれませんが参考までに。
 まずScanSnap Managerに「名刺」という設定を作ります。そしてアプリ設定のタブの「追加と削除」で「EVERNOTE」(C:\Program Files\Evernote内のEvernote.exe)を追加し、選択します。

保存先は「My Pictures」の中に作っておいた「名刺」フォルダ。こっちはあくまでも予備用なので、貯めておくだけです。

読み取りモードは「スーパーファイン」「カラー」「両面読み取り」「継続読み取り有効」。以前は「ノーマル」で読み取っていたのですが、それだと細かい文字が潰れちゃうので。

ファイル形式は「JPEG」

原稿サイズは「サイズ自動検出」

ファイルサイズの圧縮率は標準の「3」にしました。

これでScanSnapに名刺を読み取らせると、自動的にEVERNOTEに登録されます。なんか不思議な感じですね。実は僕は今、EVERNOTEだけじゃなくて、紙copiDropboxも併用していて、こっちはこっちで使いやすいのですが、他のサービスとの連動という面から見ると、EVERNOTEが有利なんですよね。紙copiDropboxについてもいずれ書く予定です。



 

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