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ダリブロ 安田理央Blog

フリーライター安田理央のBlogです。

PDFの管理にも最強! EVERNOTEはデジタルファイリングの強い味方

lifehacks


 ずいぶん前から、デジタルファイリングは進めていました。仕事柄、雑誌の記事などはこまめにスクラップしていたのですが、溜まってくると場所も取るし、検索も難しくなってきます。
 業務用複合機のリコーimagio MP2200とSCANSNAP s510を併用して、どんどんJPEGやPDF化してハードディスクに蓄積させていきました。
 しかし、このデジタルデータの管理がなかなか難しいんですよね。基本的には「File」という大きなフォルダの中に「AV関係」とか「アダルト関係」なんて中フォルダを作り、更にその中に「パッケージ」「ニュース」なんて小フォルダに分類していったり。そうなると、いくつもの要素を持っている記事はどっちへ入れていいかわからないという「こうもり問題」や、ちょっとしたテキストメモを付けたくても面倒くさいなんて難点が出てきます。
 特にPDFなんかは、中身を調べるのにいちいち重たいアクロバット(リーダー)を立ち上げなくちゃいけなかったりして、かったるいことこの上なし。
 まだJPEGだと管理は楽なんですけど、数ページに渡る記事だとバラバラになっちゃうので、改めてフォルダを作って入れておかなくちゃいけないのがまた面倒くさい。
 というようにデジタルファイリングのデータ管理には頭を悩ませていたんですね。
 ところが、これをEVERNOTEで行うようにしたら、全て解決したんですよ。EVERNOTEにPDFファイルを登録するのは実に簡単。ファイルをドラッグするだけ。そうしたらタイトルをつけて、タグをつけて、メモを付けたければ、テキストで書きこめばOK。
 ありがたいのは、PDFは一枚目だけじゃなくて、他のページも大きめのサムネイルで表示されること。さすがに文章までは読みづらいけど、目的の記事かどうかは判断できるので、読みたければクリックすればアクロバットが開くわけです。
 それからJPEGの場合でも、ひとつのノートに数枚を貼り付けることが出来るため、2〜3枚の場合はJPEGのままノートに全部貼り付けてしまえばOK。少ないページ数の記事なら、PDFにするよりも扱いやすくて便利です。
 タグは複数付けられるから、「こうもり問題」も解決できるし、タイトルやキーワードで検索も簡単。まだまだ精度が低いけれど、PDFや画像内のテキストの検索も可能です。
 僕はスキャンしたデータが入るデフォルトフォルダをインポートフォルダに設定しています。そうすると、スキャンしたデータは自動的にEVERNOTEに送られるんですね。とにかくどんどんスキャンして、後でEVERNOTEでまとめてタイトル付けとタグ付けをするようにしています。スキャンしたデータはPCにも残りますが、こっちは念のためのバックアップという感じで、あまり整理せずに年度別フォルダに突っ込むだけ。
 ただPDFは結構容量を食うので、プレミアムにしても月の使用制限の500GBをすぐに使いきってしまうのではないかという心配もあったんですが、この12月からプレミアムの容量が1GBと倍増され、その心配も無くなりました。時間を見つけては、過去にスキャンしたデジタルデータも、少しずつEVERNOTEに送っています。
 名刺管理にも最強だし、デジタルファイリングには強い味方ですよ、EVERNOTE。

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